Mẫu tài liệu
Mẫu brief gửi agency booking KOL để nhận báo giá so sánh được
Mẫu brief gửi agency booking KOL biến một lời nhờ 'gửi ý tưởng giúp em' thành những proposal thực sự so sánh được. Khi mọi agency nhận cùng mục tiêu, hạng mục, quyền sử dụng, tiến độ, yêu cầu báo cáo và khoảng ngân sách, câu trả lời của họ sẽ khớp nhau từng trường, quyết định nhanh và công bằng hơn. Dưới đây là mẫu đầy đủ, nội dung nên ghi ở từng trường và cách yêu cầu agency trình bày phần trả lời.
Câu trả lời ngắn
Brief gửi agency booking KOL cần có những gì?
Một brief gửi agency tốt gồm bối cảnh thương hiệu, mục tiêu và thước đo thành công, tình trạng sản phẩm, tệp khách hàng và tổ hợp creator, hạng mục theo nền tảng, quyền sử dụng và độc quyền, tiến độ và quy trình duyệt, báo cáo và bàn giao dữ liệu, khoảng ngân sách và cách tách phí, cùng tiêu chí chấm proposal. Yêu cầu mọi agency trả lời theo cùng cấu trúc.
- Bối cảnh thương hiệu, sản phẩm và chiến dịch
- Mục tiêu và cách đo thành công
- Tình trạng sản phẩm: hồ sơ, gian hàng, tồn kho, giá
- Tệp khách hàng và tổ hợp KOL, KOC mong muốn
- Hạng mục, nền tảng, quyền sử dụng, độc quyền
- Tiến độ, quy trình duyệt, báo cáo, bàn giao dữ liệu
- Khoảng ngân sách, cách tách phí và tiêu chí chấm
1. Mẫu brief gửi agency booking KOL là gì, vì sao nên dùng?
Brief gửi agency, hay RFP (request for proposal), là tài liệu brand gửi để agency đề xuất kế hoạch và báo giá. Dùng mẫu cố định giúp lần nào cũng đủ thông tin và các agency trả lời theo cùng một định dạng.
Không có mẫu, mỗi agency tự lấp chỗ trống bằng giả định riêng. Bên này báo giá ba video TikTok chỉ đăng tự nhiên; bên kia báo năm video kèm ba tháng chạy quảng cáo. Tổng tiền khác nhau, nhưng anh chị không biết bên nào rẻ hơn hay chỉ báo ít việc hơn. Brief này khác với brief gửi KOC: brief cho KOC nói creator cần quay gì, còn brief cho agency nói agency cần giải bài toán gì. Checklist brief cho KOC nằm ở bài riêng.
Nếu vẫn đang chọn agency để mời, bài cách chọn agency booking KOC có 12 câu hỏi để chấm điểm từng đơn vị.
2. Phần A: bối cảnh thương hiệu và chiến dịch
Mở đầu bằng những gì agency cần để hiểu tình hình trong hai phút. Viết ngắn, đúng sự thật; chi tiết để các phần sau.
Ghi mọi yếu tố làm thay đổi kế hoạch, như ngày ra mắt, mùa sale hay một chiến dịch cũ mà brand muốn vượt.
- Tên công ty, thương hiệu, ngành hàng, thị trường
- Sản phẩm hoặc dòng sản phẩm trong chiến dịch
- Vì sao là lúc này: ra mắt, tái định vị, mùa vụ, kênh mới
- Các chiến dịch KOC trước và bài học rút ra
- Đầu mối liên hệ và người ra quyết định
3. Phần B: mục tiêu và thước đo thành công
Nêu một mục tiêu chính và cách đánh giá. Agency sẽ thiết kế kế hoạch rất khác nhau cho nhận diện, số lượng nội dung, phủ review hay doanh số qua TikTok Shop và Shopee, nên một ưu tiên rõ ràng giúp proposal sắc hơn.
Ghi rõ thước đo và nguồn dữ liệu: số liệu nền tảng, dashboard affiliate, dữ liệu gian hàng hay khảo sát brand lift. Có chỉ tiêu thì ghi; chưa có thì đề nghị agency đề xuất khoảng hợp lý và giải thích cách tính.
- Mục tiêu chính (chỉ một)
- Mục tiêu phụ, nếu có
- Thước đo thành công và nguồn dữ liệu
- Chỉ tiêu cụ thể, hoặc yêu cầu agency đề xuất
4. Phần C: tình trạng sản phẩm
Cho agency biết chính xác sản phẩm đang ở đâu, vì điều này quyết định KOC được nói gì và khi nào được đăng. Sản phẩm chưa lên gian hàng thì chưa chạy affiliate được; sản phẩm chưa đủ hồ sơ thì tạo rủi ro cho KOC.
Theo Điều 15a Luật Quảng cáo được sửa đổi bởi Luật số 75/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, người có ảnh hưởng phải kiểm tra thông tin nhà quảng cáo và tài liệu sản phẩm trước khi quảng cáo, nên hãy liệt kê những hồ sơ brand có thể chia sẻ. Bài luật quảng cáo cho KOL, KOC giải thích đầy đủ các nghĩa vụ.
- Hồ sơ sản phẩm có thể gửi cho KOC
- Claim được phép nói và claim không được nói
- Tình trạng gian hàng: TikTok Shop, Shopee, website, bán lẻ
- Số lượng hàng và sample sẵn có
- Giá bán, khuyến mãi và hoa hồng affiliate, nếu đã có
5. Phần D: tệp khách hàng và tổ hợp creator
Mô tả người brand muốn tiếp cận và kiểu creator brand nghĩ là phù hợp, nhưng chừa chỗ cho agency đề xuất. Agency giỏi sẽ phản biện nếu tổ hợp không hợp mục tiêu.
Nếu đã biết cần bao nhiêu nội dung, hãy ghi rõ; nếu chưa, đề nghị agency trình bày cách họ tính quy mô. Bài cần bao nhiêu KOC cho một chiến dịch giải thích phương pháp tính ngược mà anh chị có thể yêu cầu agency áp dụng.
- Tệp khách hàng: độ tuổi, khu vực, sở thích, nhu cầu
- Loại creator mong muốn: KOL, KOC, UGC, host livestream
- Creator hoặc nhóm nội dung cần tránh
- Số lượng dự kiến, hoặc yêu cầu giải thích cách tính
6. Phần E: hạng mục và nền tảng
Liệt kê sản phẩm đầu ra mong muốn trên từng nền tảng, hoặc đề nghị agency đề xuất theo mục tiêu. Ghi rõ thế nào là một hạng mục.
Nếu muốn tái sử dụng nội dung ở nơi khác, như file gốc để chạy quảng cáo hay đặt trên trang sản phẩm, hãy nói ngay, vì nó ảnh hưởng cả brief gửi KOC lẫn báo giá.
- Nền tảng: TikTok, TikTok Shop, Shopee, Facebook, Instagram, YouTube
- Định dạng: video ngắn, livestream, bài ảnh, bộ story, review
- Số hạng mục mỗi KOC
- File gốc hoặc bản cắt thêm cần nhận
- Yêu cầu gắn nhãn quảng cáo cho mọi bài đăng
7. Phần F: quyền sử dụng, độc quyền và chạy quảng cáo
Quyền sử dụng và độc quyền là chỗ các báo giá chênh nhau nhiều nhất, nên hãy định nghĩa ngay trong brief thay vì để mỗi agency tự đoán. Ghi rõ muốn dùng lại nội dung ở đâu, trong bao lâu, và có chạy quảng cáo từ tài khoản KOC hay tài khoản brand không.
Bài về quyền sử dụng nội dung và whitelisting giải thích các lựa chọn và đánh đổi. Checklist hợp đồng KOL, KOC cho thấy các điều khoản này được đưa vào hợp đồng creator thế nào.
- Phạm vi dùng: đăng lại tự nhiên, quảng cáo, website, màn hình tại điểm bán
- Thời hạn và phạm vi lãnh thổ
- Chạy quảng cáo từ tài khoản KOC, nếu cần
- Độc quyền ngành hàng và thời gian độc quyền
Quyền sử dụng nội dung và whitelistingChecklist hợp đồng KOL, KOC
8. Phần G: tiến độ và quy trình duyệt
Đưa các mốc chính và giải thích ai duyệt gì. Agency lên nhân sự và lịch KOC theo các mốc này, và một tiến độ phi thực tế nên lộ ra trong proposal hơn là ở tuần thứ ba.
Hãy thành thật về các bước duyệt nội bộ. Nếu kịch bản phải qua head office khu vực hoặc nước ngoài duyệt, ghi rõ và nêu thời gian thường mất để agency tính vào lịch.
- Hạn nộp proposal và ngày pitch
- Ngày bắt đầu, khung thời gian đăng bài, ngày kết thúc
- Ai duyệt kịch bản và bản cuối, mất bao lâu
- Số vòng sửa dự kiến
9. Phần H: báo cáo và bàn giao dữ liệu
Ghi rõ brand muốn nhận gì trong và sau chiến dịch. Như vậy báo cáo nằm trong báo giá, không thành yêu cầu phát sinh về sau.
Yêu cầu kèm một báo cáo mẫu trong proposal. Bài báo cáo chiến dịch KOC liệt kê những chỉ số đáng yêu cầu.
- Tần suất báo cáo trong chiến dịch
- Nội dung và hạn nộp báo cáo cuối
- Dữ liệu theo từng KOC và từng bài
- Link nội dung, file gốc và hồ sơ thanh toán khi kết thúc
- Quyền truy cập danh sách KOC sau chiến dịch, nếu muốn
10. Phần I: khoảng ngân sách và cách tách phí
Hãy chia sẻ khoảng ngân sách. Không có nó, agency không thể đề xuất kế hoạch hợp lý, và một khoảng rõ ràng giúp proposal không bị độn lên hoặc mỏng đến mức không khả thi.
Yêu cầu mọi agency tách phí theo cùng một cách để so được con số. Chi phí KOC, phí agency và chi phí bên thứ ba nên là các dòng riêng, kèm giả định. Bài lập ngân sách chiến dịch creator giải thích các khoản chi cần dự trù.
- Khoảng ngân sách và những gì phải bao gồm
- Chi phí KOC theo người hoặc theo hạng mục
- Phí quản lý hoặc phí sản xuất của agency
- Sample, vận chuyển, chạy quảng cáo tách dòng riêng
- Điều khoản thanh toán và yêu cầu hóa đơn
11. Phần J: định dạng proposal và tiêu chí chấm
Nói rõ agency cần trình bày thế nào và brand sẽ chấm ra sao. Công khai tiêu chí giúp proposal tốt hơn, vì agency tập trung vào điều brand quan tâm.
Ví dụ tiêu chí: hiểu mục tiêu, chất lượng cách chọn creator, kế hoạch vận hành và tiến độ, tuân thủ và hợp đồng, báo cáo, hiệu quả chi phí. Gán trọng số cho từng tiêu chí và dùng cùng một bảng chấm cho mọi agency.
- Cấu trúc trả lời bám theo phần A đến I
- Danh sách KOC đề xuất mẫu kèm lý do chọn
- Thành viên team và vai trò
- Báo cáo mẫu và mẫu hợp đồng KOC
- Tiêu chí chấm và trọng số
12. Cách gửi brief và những lỗi thường gặp
Gửi cùng một tài liệu cho mọi agency trong cùng ngày, một đầu mối giải đáp và một hạn nộp. Chia sẻ câu trả lời thắc mắc cho tất cả agency để không bên nào có lợi thế thông tin.
Các lỗi thường gặp rất dễ đoán: không có khoảng ngân sách, không định nghĩa quyền sử dụng, tiến độ bỏ qua thời gian duyệt nội bộ, và đòi agency làm ý tưởng sáng tạo miễn phí khi pitch. Hãy hỏi cách tiếp cận và case cũ thay vì kịch bản hoàn chỉnh, để phần sáng tạo thật cho pilot có trả phí.
- Cùng tài liệu, cùng hạn nộp, cùng đầu mối
- Chia sẻ phần hỏi đáp cho mọi agency
- Không đòi làm ý tưởng miễn phí; hỏi cách tiếp cận và case
- Chấm bằng một bảng, rồi chạy pilot có trả phí
FAQ
Câu hỏi thường gặp
Brief gửi agency khác brief gửi KOC thế nào?
Brief gửi agency mô tả bài toán, ngân sách và các ràng buộc để agency đề xuất kế hoạch. Brief gửi KOC dành cho từng creator, nói rõ cần làm gì, thông điệp chính và quy định cho một hạng mục cụ thể.
Có nên ghi ngân sách trong brief gửi agency không?
Có, ít nhất là một khoảng. Không có ngân sách, agency phải đoán và các proposal không thể so sánh. Một khoảng rõ ràng cho mỗi agency thể hiện họ làm được gì với cùng số tiền.
Nên cho agency bao lâu để trả lời?
Đủ thời gian để trả lời chỉn chu, thường một đến hai tuần với chiến dịch thông thường, lâu hơn nếu yêu cầu danh sách KOC đề xuất. Ghi hạn nộp trong brief và giữ giống nhau cho mọi agency.
Nên gửi brief cho bao nhiêu agency?
Thường ba đến năm agency là đủ để so sánh mà không quá tải team. Gửi cùng một tài liệu cho tất cả.
Có thể yêu cầu agency gửi ý tưởng sáng tạo trong proposal không?
Có thể hỏi cách tiếp cận và các case đã làm. Đòi kịch bản hoàn chỉnh mà không trả phí thường khiến agency giỏi ngại tham gia; hãy để phần sáng tạo chi tiết cho pilot có trả phí.
