Mẫu & vận hành

File theo dõi KOC: cấu trúc tab, cột, trạng thái và công thức

File theo dõi KOC là bảng tính cho bạn biết, với từng creator và từng chiến dịch, nội dung đang ở bước nào và mang lại kết quả gì. Bài viết chia sẻ cấu trúc chúng tôi dùng khi vận hành chiến dịch KOC, KOL tại Việt Nam: sáu tab, cột trong từng tab, giá trị trạng thái, quy tắc xác thực và định dạng có điều kiện, cùng các công thức biến số liệu thô thành CPM, CPV, chi phí mỗi đơn và ROAS. Trọng tâm là theo dõi trạng thái và hiệu quả qua nhiều chiến dịch, không phải bước booking.

Đăng ngày 06/11/202613 phút đọcDaisyLexi Insights

Câu trả lời ngắn

Một file theo dõi KOC cần có những gì?

Một file theo dõi KOC tốt có mỗi tab cho một giai đoạn: dữ liệu creator, pipeline chiến dịch, nội dung và duyệt bài, đăng bài và link, hiệu quả, thanh toán. Mỗi dòng mang mã creator và mã đầu việc để nối các tab, trạng thái chọn từ danh sách thả xuống, và công thức tính CPM, CPV, chi phí mỗi đơn, ROAS từ cùng một bộ số liệu.

Dữ liệu creator: mỗi creator một dòng, có mã cố định
Pipeline: mỗi creator trong mỗi chiến dịch một dòng, kèm trạng thái
Nội dung và duyệt: mỗi phiên bản bản nháp một dòng
Đăng bài và link: mỗi bài đã air một dòng, có URL và link theo dõi
Hiệu quả: ảnh chụp số liệu theo ngày về view, click, đơn, GMV, NMV
Thanh toán: số phải trả, số khấu trừ, số đã trả và chứng từ
Một tab Danh mục cấp dữ liệu cho mọi danh sách thả xuống

1. File theo dõi KOC là gì và khác gì file booking?

File theo dõi KOC theo sát creator sau khi đã chốt booking: tiến độ nội dung, ngày air bài, kết quả và thanh toán, cho nhiều chiến dịch cùng lúc. File booking trả lời câu hỏi đang liên hệ ai, giá bao nhiêu; còn bảng theo dõi influencer trả lời đã giao gì, giao khi nào và mang về bao nhiêu.

Nhiều team bắt đầu bằng một sheet ôm cả hai việc, rồi kết thúc với bốn mươi cột mà không ai tin số. Tách thành các tab liên kết giúp mỗi tab gọn, mỗi người phụ trách một giai đoạn, và số liệu hiệu quả luôn truy được về một bài đăng cụ thể.

Nếu bạn vẫn đang ở bước tìm, liên hệ và deal giá, hãy dùng mẫu file booking trước rồi quay lại cấu trúc này khi creator đã xác nhận.

Mẫu file booking KOC

2. Nên chia file thành những tab nào?

Dùng sáu tab làm việc cộng một tab Danh mục, và quyết định mỗi dòng trong từng tab đại diện cho cái gì trước khi thêm cột. Trộn cấp độ dữ liệu, ví dụ để hai bài đăng của cùng một KOC trên một dòng, là lý do phổ biến nhất khiến file vỡ.

Gán cho mỗi creator một mã cố định (ví dụ CR-0142) và mỗi đầu việc một mã có chứa mã chiến dịch (ví dụ TET27-CR0142-V1). Hai khóa này cho phép tra cứu bất kỳ trường nào từ tab khác mà không phải chép tay.

Creator: mỗi creator một dòng, giữ vĩnh viễn
Pipeline: mỗi creator trong mỗi chiến dịch một dòng
Nội dung: mỗi phiên bản nháp của một đầu việc một dòng
Bài đăng: mỗi bài đã air một dòng
Hiệu quả: mỗi bài đăng theo mỗi ngày chụp số liệu một dòng
Thanh toán: mỗi lần thanh toán một dòng
Danh mục: trạng thái, nền tảng, mã chiến dịch, người phụ trách

3. Tab dữ liệu creator gồm những cột nào?

Tab dữ liệu creator lưu những thông tin về con người không đổi giữa các chiến dịch. Thông tin riêng của từng chiến dịch như cát-xê đã chốt nên nằm ở tab pipeline, nếu không bạn sẽ ghi đè lịch sử mỗi lần booking lại.

Lưu số follower kèm ngày kiểm tra thay vì một con số âm thầm lỗi thời, và chỉ lưu thông tin liên hệ ở mức team thực sự cần.

Mã creator, tên hiển thị, handle theo từng nền tảng (TikTok, Facebook, Instagram, YouTube)
Link profile, nền tảng chính, ngách nội dung
Tỉnh thành, ngôn ngữ, ghi chú về tệp khán giả
Số follower và ngày kiểm tra
Kênh liên hệ (Zalo, email, quản lý hoặc MCN) và người phụ trách bên bạn
Trạng thái affiliate TikTok Shop: có, không, chưa rõ
Các mã chiến dịch đã làm, đánh giá nội bộ, ghi chú độ tin cậy
Cờ không booking lại kèm lý do

4. Tab pipeline chiến dịch theo dõi những gì?

Tab pipeline là bảng điều khiển: mỗi creator trong mỗi chiến dịch một dòng, cho thấy deal và bước hiện tại. Đây là tab quản lý mở ra mỗi sáng.

Kéo tên và handle creator từ tab dữ liệu bằng hàm tra cứu thay vì gõ lại, để khi creator đổi tên chỉ cần sửa một chỗ.

Mã pipeline, mã chiến dịch, mã creator (tên và handle qua hàm tra cứu)
Đầu việc đã chốt (ví dụ 1 video TikTok và 1 lần nhắc trong phiên live)
Hình thức trả: cát-xê cố định, chỉ hoa hồng, cố định cộng hoa hồng, gửi quà
Cát-xê cố định, tỷ lệ hoa hồng, giá trị sản phẩm đã gửi
Trạng thái hợp đồng và link hợp đồng
Ngày gửi mẫu, mã vận đơn, ngày nhận
Trạng thái pipeline (lấy từ tab Danh mục), người phụ trách, việc tiếp theo và hạn

5. Theo dõi bản nháp và duyệt nội dung thế nào?

Mỗi phiên bản nháp nên nằm trên một dòng riêng để bạn thấy một đầu việc mất mấy vòng sửa và ai đã duyệt gì. Ghi đè một ô trạng thái duy nhất sẽ che mất những chậm trễ mà bạn cần biết khi lên kế hoạch chiến dịch sau.

Thêm cột kiểm tra ghi nhãn quảng cáo. Creator tại Việt Nam có nghĩa vụ công khai nội dung quảng cáo, và người duyệt nên xác nhận nhãn hoặc caption đã có trước khi duyệt. Bài viết riêng của chúng tôi giải thích quy định hiện hành.

Mã đầu việc, số phiên bản (V1, V2, V3)
Link bản nháp, ngày nộp
Người duyệt, ngày duyệt, kết quả (duyệt, yêu cầu sửa, từ chối)
Tóm tắt góp ý trong một dòng
Đã kiểm tra claim (có hoặc không), đã kiểm tra ghi nhãn (có hoặc không)
Ngày duyệt bản cuối

Quy trình duyệt nội dung Luật quảng cáo với influencer tại Việt Nam

6. Tab đăng bài và link cần những trường nào?

Tab bài đăng ghi lại những gì thực sự đã air và đơn hàng được theo dõi bằng cách nào. Mỗi bài đã đăng có một dòng kèm URL, kể cả khi creator đăng nhiều hơn thỏa thuận, vì bài thêm vẫn kéo đơn mà bạn cần giải thích.

Ghi cách theo dõi trong một cột riêng. Khi đơn được ghi nhận qua link sản phẩm TikTok Shop, mã voucher hay link UTM, tab hiệu quả cần biết phải đọc báo cáo nào.

Mã bài đăng, mã đầu việc, nền tảng, định dạng (video, live, story, carousel)
Ngày đăng dự kiến, ngày đăng thực tế, số ngày trễ (công thức)
URL bài đăng
Cách theo dõi: link sản phẩm TikTok Shop, link affiliate, mã voucher, UTM
Giá trị theo dõi (chính mã hoặc link đó)
Trạng thái quyền sử dụng hoặc ủy quyền chạy quảng cáo, ngày hết hạn
Trạng thái bài: đang hiển thị, đã gỡ, đã sửa, mất giỏ hàng

Mã voucher riêng cho KOC

7. Tab hiệu quả nên ghi view, click, GMV và NMV ra sao?

Ghi hiệu quả theo từng lần chụp số liệu có ngày, không ghi đè vào một ô. View và đơn còn tăng nhiều ngày sau khi đăng, đơn có thể bị hủy hoặc hoàn sau đó, nên một con số không có ngày thì không so sánh được với gì.

Để GMV và NMV ở hai cột riêng và ghi rõ lấy từ báo cáo nào. GMV tính đơn đã đặt; NMV loại đơn hủy và hoàn trả. Trả tiền hoặc xếp hạng creator theo số này nhưng báo cáo số kia là cách tranh cãi bắt đầu.

Mã bài đăng, ngày chụp số liệu, số ngày kể từ khi đăng (công thức)
View, like, comment, share, lưu
Click link hoặc click sản phẩm, nếu nền tảng hiển thị
Số đơn, số sản phẩm bán ra
GMV, giá trị hủy và hoàn, NMV
Hoa hồng ước tính, tên báo cáo nguồn

GMV và NMV khi đo doanh số KOC

8. Tab thanh toán gồm những gì?

Tab thanh toán trả lời một câu hỏi cho cả kế toán và creator: phải trả bao nhiêu, đã trả bao nhiêu, trả khi nào. Mỗi lần thanh toán một dòng hiệu quả hơn mỗi creator một dòng, vì cát-xê, thưởng và phần hoa hồng đối soát thường trả vào những thời điểm khác nhau.

Nếu bạn khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi trả cho creator, hãy ghi riêng số gộp, số khấu trừ và số thực chuyển. Kiểm tra quy định khấu trừ hiện hành trước khi đặt công thức.

Mã thanh toán, mã pipeline, mã creator
Loại thanh toán: cọc, cát-xê cuối, thưởng, hoa hồng đối soát
Số tiền gộp, thuế khấu trừ, số tiền thực nhận
Tình trạng hóa đơn hoặc chứng từ, đã xác minh tài khoản ngân hàng (có hoặc không)
Hạn trả, ngày đã trả, link ủy nhiệm chi
Trạng thái thanh toán (lấy từ tab Danh mục)

Đối soát thanh toán influencer Khấu trừ thuế khi trả tiền KOC

9. Trạng thái, xác thực dữ liệu và định dạng có điều kiện nên đặt thế nào?

Trạng thái chỉ có ý nghĩa khi mọi người chọn từ cùng một danh sách ngắn. Đặt mọi danh sách trong tab Danh mục, rồi dùng Xác thực dữ liệu, dạng menu thả xuống từ một dải ô, cho các cột trạng thái, và chọn từ chối dữ liệu không hợp lệ thay vì chỉ cảnh báo.

Sau đó dùng định dạng có điều kiện để vấn đề tự hiện ra mà không cần lọc. Dùng ít màu và nhất quán: đỏ là quá hạn, vàng là có rủi ro, xanh là xong.

Pipeline: Shortlist, Đã xác nhận, Đã gửi hợp đồng, Đã ký, Đã gửi mẫu, Đã nhận mẫu, Đã gửi brief, Đang làm nội dung, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đã air, Đang báo cáo, Đóng, Hủy
Nội dung: Đã nộp, Yêu cầu sửa, Đã duyệt, Từ chối
Bài đăng: Đã lên lịch, Đang hiển thị, Trễ, Đã gỡ, Mất link
Thanh toán: Chưa đến hạn, Đến hạn, Chờ chứng từ, Đã duyệt chi, Đã trả, Tạm giữ
Xác thực: cột ngày chỉ nhận ngày hợp lệ, cát-xê và tỷ lệ chỉ nhận số lớn hơn 0, mã creator kiểm tra bằng công thức tùy chỉnh như COUNTIF trên tab creator
Ví dụ quy tắc định dạng: công thức tùy chỉnh =AND($M2<TODAY(),$L2<>"Đã air") tô đỏ dòng khi bài đăng quá hạn
Ví dụ quy tắc định dạng: =COUNTIF($A:$A,$A2)>1 tô sáng mã bị trùng

10. Công thức Google Sheets nào tính CPM, CPV, chi phí mỗi đơn và ROAS?

Tính mọi chỉ số hiệu quả từ cùng ba đầu vào: tổng chi phí, số kết quả và con số doanh thu đã thống nhất. Tổng chi phí nên gồm cát-xê, hoa hồng và giá trị sản phẩm, nếu không các chỉ số sẽ làm KOC nhận quà trông rẻ hơn thực tế.

Bọc mỗi công thức trong IFERROR để dòng trống không hiện lỗi. Ví dụ dưới đây giả định tổng chi phí ở cột H, view ở I, click ở J, số đơn ở K, GMV ở L và NMV ở M; hãy đổi chữ cột theo file của bạn.

Tổng chi phí: =SUM(E2:G2) với E là cát-xê, F là hoa hồng, G là giá trị sản phẩm
CPM (chi phí trên 1.000 view): =IFERROR(H2/I2*1000;"")
CPV (chi phí mỗi view): =IFERROR(H2/I2;"")
CPC (chi phí mỗi click): =IFERROR(H2/J2;"")
Tỷ lệ click: =IFERROR(J2/I2;"")
Chi phí mỗi đơn: =IFERROR(H2/K2;"")
ROAS theo NMV: =IFERROR(M2/H2;"") và ROAS theo GMV: =IFERROR(L2/H2;"")
Tỷ lệ thuần trên GMV: =IFERROR(M2/L2;"")
Kéo tên creator: =XLOOKUP(C2;Creators!A:A;Creators!B:B;"Không tìm thấy")
Tổng NMV một chiến dịch: =SUMIFS(Performance!M:M;Performance!B:B;"TET27")
Số ngày trễ: =IF(N2="";"";MAX(0;N2-M2)) với ngày dự kiến ở M và ngày thực tế ở N
Lưu ý: Google Sheets đặt ngôn ngữ Việt Nam dùng dấu chấm phẩy để ngăn đối số; nếu file đặt tiếng Anh, thay bằng dấu phẩy

Bảng chấm điểm hiệu quả KOC

11. Ví dụ: theo dõi 30 KOC qua hai chiến dịch

Ví dụ: một thương hiệu skincare chạy chiến dịch ra mắt sản phẩm và một đợt đẩy doanh số mùa sale lớn trong cùng một quý, với 30 KOC, một số được booking cho cả hai. Tab creator có 30 dòng. Tab pipeline có mỗi creator trong mỗi chiến dịch một dòng, nên KOC được booking hai lần sẽ xuất hiện hai lần với mã chiến dịch, cát-xê và trạng thái khác nhau.

Mỗi thứ Hai, điều phối viên cập nhật trạng thái, ghi bản nháp mới và thêm một lần chụp số liệu cho mọi bài đăng dưới 30 ngày. Tab tổng hợp dùng SUMIFS và COUNTIFS để cho thấy theo từng chiến dịch có bao nhiêu đầu việc trễ, đã duyệt, đã air, đã thanh toán, cùng tổng chi phí, NMV và ROAS theo NMV. Khi KOC thắc mắc hoa hồng, team lọc tab hiệu quả theo mã bài đăng và cho xem các lần chụp số liệu có ngày cùng báo cáo nguồn.

Báo cáo chiến dịch creator

12. Những lỗi thường gặp khi làm bảng theo dõi influencer

Phần lớn file theo dõi hỏng vì lỗi cấu trúc, không phải vì team cẩu thả. Sửa những điểm dưới đây thì file sẽ dùng được lâu hơn nhiều.

Một dòng cho mỗi creator nhưng chứa nhiều bài đăng hoặc nhiều chiến dịch
Trạng thái gõ tự do, nên bộ lọc bỏ sót một nửa số dòng
Ghi đè số liệu hiệu quả thay vì thêm lần chụp có ngày
Trộn GMV, NMV và hoa hồng trong một cột
Không tính giá trị sản phẩm và hoa hồng vào tổng chi phí
Gõ tên thay vì tra cứu theo mã
Không có cột người phụ trách và việc tiếp theo, nên không ai nhắc việc trễ
Chia sẻ file gốc cho creator thay vì một bản đã lọc

13. Khi nào file theo dõi KOC không còn đủ và nên chuyển sang CRM?

Bảng tính là công cụ phù hợp cho đến khi việc điều phối quanh nó trở thành công việc chính. Dấu hiệu thường gặp: nhiều chiến dịch chạy song song, nhiều người cùng sửa một dòng, việc duyệt bài diễn ra trong nhóm chat và không bao giờ về đến file, và trạng thái thanh toán phải dựng lại bằng tay trước mỗi buổi họp với kế toán.

Lúc đó một CRM cho creator cho bạn đúng những tab này dưới dạng bản ghi liên kết, có lịch sử, nhắc việc, phân quyền và màn hình chung cho khách hàng. Hãy giữ cấu trúc trong bài này làm danh sách trường dữ liệu: nó khớp với hầu hết cách thiết lập CRM, nên việc chuyển đổi sau này nhẹ hơn nhiều.

Phần mềm CRM cho influencer

FAQ

Câu hỏi thường gặp

Có mẫu file theo dõi KOC miễn phí không?

Bạn có thể tự dựng trên Google Sheets trong chưa tới một giờ với sáu tab và các cột trong bài. Bắt đầu từ tab Danh mục và hệ thống mã, rồi thêm công thức khi đã có vài dòng dữ liệu.

Nên dùng Google Sheets hay Excel để theo dõi KOC?

Cả hai đều được. Google Sheets tiện hơn khi nhiều người và khách hàng cần xem trực tiếp, còn Excel hợp với team làm offline hoặc cần pivot nặng. Cấu trúc quan trọng hơn công cụ.

Bao lâu nên cập nhật số liệu hiệu quả một lần?

Hằng tuần là đủ với đa số chiến dịch, thêm một lần sau khi khoảng thời gian bán kết thúc và một lần sau ngày chốt đối soát. Luôn ghi ngày chụp số liệu cạnh con số.

Nên dùng chỉ số nào để so sánh các KOC?

Dùng chi phí mỗi đơn và ROAS theo NMV khi mục tiêu là doanh số, CPM hoặc CPV khi mục tiêu là độ phủ. Chỉ so sánh creator trên cùng định nghĩa, cùng khoảng thời gian và cùng cách tính chi phí.

Làm sao để KOC không thấy cát-xê của nhau?

Không bao giờ chia sẻ file gốc. Chia sẻ một chế độ xem đã lọc hoặc một sheet riêng chỉ kéo dòng của creator đó bằng IMPORTRANGE hoặc hàm FILTER.

Khi nào nên chuyển từ bảng tính sang CRM?

Khi nhiều chiến dịch chồng lên nhau, nhiều người cùng sửa dữ liệu và cập nhật trạng thái nằm trong nhóm chat thay vì trong file. Khi đó thời gian điều phối thường đã tốn hơn chi phí một công cụ.